Personalización de registros contables automáticos

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Este manual te permitirá definir las cuentas contables que se usarán por defecto al momento de realizar transacciones en los formularios de la aplicación como: ventas, recibos de caja, compras, pagos, movimientos de inventario, entre otros. 

Para personalizar la automatización de los registros contables en Amazonas es importante realizar primero la parametrización del plan de cuentas. Amazonas tiene un plan predefinido a 4 y 6 dígitos, éste puede ser ampliado, eliminado o modificado, para esto recomendamos que antes de trabajar este manual, se revise el manual Creación de cuentas contables: https://amazonaserp.com/creacion-de-cuentas-contables/

 Configuración general de la empresa

Ruta: Configuración Básica / Empresa / Mis Empresas 

Con ésta, cada tercero, producto y otros maestros serán cargados con las cuentas contables predefinidas en la compañía. Pueden personalizarse aún más teniendo en cuenta las secciones más avanzadas de este manual. 

Clic en la columna acciones en el botón “Editar”. 

Ingresa por la opción de contabilidad.

Cambie las cuentas asignadas utilizando el ícono «Lupa» según se requiera para su empresa y clic en el botón guardar. 

Configuración de cuentas para un cliente.

Ruta: Contactos / Terceros. 

Seleccione el cliente que necesita parametrizar las cuentas contables correspondientes, ingresando por el menú de acciones ícono «Lápiz con la hoja». 

Ingrese por la pestaña de contabilidad y seleccione la (opción de cliente), cambie las cuentas asignadas utilizando el ícono «Lupa» según se requiera para su empresa y clic en el botón guardar. 

NOTA: En caso de que esté en el proceso de creación de los clientes ingrese por la siguiente ruta: Contactos / Terceros / Crear tercero. 

Diligencie la información que le soliciten en el formulario de terceros, importante marcar el recuadro de Cliente para que el sistema le asigne la información correspondiente de contabilidad, después de diligencie la información y marcar como cliente ingrese por la pestaña de contabilidad (opción cliente) y agrega las cuentas contables correspondientes.

Configuración de cuentas para un proveedor 

Ruta: Contactos / Terceros. 

Seleccione el Proveedor que necesita parametrizar las cuentas contables correspondientes, ingresando por el menú de acciones ícono «Lápiz con la hoja». 

Ingrese por la pestaña de contabilidad y seleccione la (opción de Proveedor), cambie las cuentas asignadas utilizando el ícono «Lupa» según se requiera para su empresa y clic en el botón guardar.

NOTA: En caso de que esté en el proceso de creación de los Proveedores ingrese por la siguiente ruta: Contactos / Terceros / Crear tercero. 

Diligencie la información que le soliciten en el formulario de terceros, importante marcar el recuadro de “Proveedor” para que el sistema le asigne la información correspondiente de contabilidad, después de diligenciar la información y marcar como proveedor ingresa por la pestaña de contabilidad (opción proveedor) y agregar las cuentas contables correspondientes. 

Configuración de cuentas para un producto

Ruta: inventario/productos. 

Seleccione el producto al que se desea parametrizar la cuenta contable a 6 dígitos o más, ingresar por el ícono «Lápiz con la hoja» para editar. 

Ingrese por la pestaña de contabilidad, clic en el ícono «Lupa» de cada una de las cuentas para agregar la correspondiente y guardar los cambios.

NOTA: Se pueden importar las cuentas masivamente en caso de que sean varios productos a parametrizar desde el botón importar cuenta, selecciona la opción «Clic aquí» para descargar la plantilla base. 

Desde la plantilla se parametrizan los siguientes campos: 

ID: código del producto  

CONCEPTO: descripción del concepto contable al que pertenece la cuenta. 

CUENTA: cuentas en las que se verán reflejadas el movimiento del producto. 

NOTA: Guardar el archivo de Excel antes de importar la plantilla. 

Ingrese a la página de Amazonas por la ruta: Inventarios / Productos / Importar cuentas. Clic en el botón «Elegir Archivo», seleccione el documento de Excel correspondiente y Procesar . 

Configuración de cuenta de bancos 

RUTA: Menú principal /Bancos. 

Ingrese al equivalente del banco al cual requiere asignar la cuenta desde el ícono «Lápiz con la hoja» para editar. 

 En el campo de descripción desde el ícono «Lupa», Ingrese la cuenta que se desea asignar al banco que ya debe estar previamente creado.

 Clic en el botón «Guardar» para que el sistema tome la parametrización de la cuenta asignada. 

Configuración de cuentas para una tarifa de Impuesto

Ruta: Configuración básica/ Impuestos 

Clic en el ícono «Lápiz con la hoja» al impuesto para agregar las cuentas contables correspondientes.

Clic en el menú de acciones “Acciones” de la tasa de impuesto como se ve en la imagen para agregar las cuentas y clic en el botón «Guardar».

Configuración de cuentas para una moneda

Ruta: Configuración básica/ Monedas 

Clic en el ícono «Lápiz con la hoja» de la moneda para editar las cuentas contables. 

Clic en la opción «Contabilidad», ingresa por el ícono «Lupa» para asignar la cuentas contables correspondientes y guardar para actualizar la información.

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